在宅でパソコンを使って仕事をしたいと思っていても、実際に何ができれば良いのかわからないということはありませんか？
特に在宅ワーク未経験の場合、どのように仕事を進めるのか、想像できない方も多いでしょう。
そんな方はまず、在宅で仕事をする時に必要となるITツール（アプリ）を知り、少しでも使って慣れてみることをおすすめします！
在宅ワークで使われるITツールは、大きく分けて
「コミュニケーションのためのツール」
「業務のためのツール」
の、2種類があります。
まず、当記事では、「コミュニケーションのためのツール」についてお伝えします。
リモート環境でのコミュニケーションを支えるITツール
リモートでスムーズに仕事を進めるためには、対面の会話でなくても上手にコミュニケーションを取れるかどうかが重要なカギとなります。
相手の意図を取り違えてしまったり、自分の言いたいことが相手にうまく伝わらないと、結果として頼まれた仕事の完成度が低くなってしまい、最悪の場合はやり直しにつながるケースもあるためです。
そのために、多くの在宅ワークでは複数のツールを並行して使用し、コミュニケーションの精度を高める工夫をしています。
主に使われるツールは、下の3つです。
- メールツール・・・Gmail（ジーメール）、Outlook（アウトルック）など
お客様や取引先との対外的なやり取りには、メールを使用することが多いです。
フリーメールでも問題ありませんが、ビジネスでの利用という点では、Googleアカウントを使用する「Gmail」や、Microsoftアカウントを使用する「Outlook」がよく使われます。
プライベートでも利用頻度の高いメールですが、プライベートと同じ感覚のカジュアルな文章では相手に失礼ですので、メールを作成する際は、件名の付け方や、書き始め・書き終わり、文章の構成など、一定のルールを知っておく必要があります。
また、ただ文章を打って送信できるだけでは「メールが使える」とは言えず、不十分です。メールツールを使ってどんなことができるのか、ツールの機能も押さえておくと安心です。 - チャットツール・・・Chatwork（チャットワーク）、Slack（スラック）、LINE WORKS（ラインワークス）など
社内の業務連絡や、関係性が出来上がっている取引先とフランクなやり取りを行う場合は、メールよりもチャットツールが多く使われます。
チャットのメリットは、より会話に近い感覚で、メールよりも比較的短文のやり取りになるため、文章を打つ時間を削減できることです。
通常、チャットというと1対1の会話を想像しますが、これらはビジネス向けのツールなので、数人の当事者が所属するグループチャットを、テーマごとに設けることが可能です。また、リアクションを表す絵文字を付加することで、文章に感情を添えることができます。
企業によって使用するツールは異なるものの、基本的な使い方は、どれもそれほど変わりません。
アカウントを登録すれば無料でも使えるので、趣味のサークルや習い事のグループ間でのやり取りに使ってみるのもいいですよ。 - オンライン会議ツール・・・Zoom（ズーム）、Skype（スカイプ）など
メールやチャットを使いこなせば、たいがいのコミュニケーションは可能ですが、それでもやはり「生の会話」にはかないません。30分以上かけてチャットに入力した内容を、直接話したら5分で終わった、ということも実際にはあります。
このように「文章だと複雑なので話した方が早い」「大事なことなので直接話して理解したい／理解してもらいたい」といった時には、やはり直接の対話がベストです。
急いでいる時は電話でも良いのですが、時間が取れる時には、いつもリモートだからこそ、表情を見ながら話せるオンライン会議ツールが使われます。
コロナによる緊急事態宣言下では、Zoomを使用した「Zoom飲み会」が急速に広まりましたね。また、お子さんの休校により、オンライン授業でZoomを使い始める学校も急増しました。
これらをきっかけとして、これまでオンライン会議を実施したことがなかった企業間でも、普通にZoom会議が行われるようになっています。
以前は、アカウントを登録しないと利用できないツールもありましたが、オンライン会議の認知度が上がるにつれ、機能性はどんどん向上しています。最近のツールは、送られてきたURLをクリックするだけでミーティングに参加することができ、アカウントの登録が不要になっています。
ミーティングを開催する場合はアカウントが必要ですが、一度登録すれば、簡単にミーティングを実施することができますし、カメラの映り具合を事前に確かめることもできます。
スマートフォンで映像付きのLINE通話をしたことのある方は多いと思いますが、在宅ワークのオンライン会議でLINEが使われるケースは、あまりありません。
自宅でお仕事がしたいとお考えであれば、Zoomは一度でも使って慣れておきたいツールです。
以上、在宅ワークで使われるコミュニケーションのためのツールをお伝えしました。
どれも操作はそれほど難しくありませんので、在宅ワーク初心者でも、一回使ってみればすぐに慣れるものばかりだと思います。
また、在宅で仕事をする際は、どれも主にパソコンで使われるツールですが、どのツールもスマートフォン用のアプリが用意されています。
プライベートで使う場合はスマホアプリも便利ですので、パソコンとスマートフォン、それぞれの使い勝手を試してみるのもおすすめです。
次回は、在宅ワークに必要な「業務のためのITツール」についてお伝えします。
