当社の在宅秘書スキルアップ講座では、受講者ならびに就業中の在宅秘書さんを対象とした「グループセッション」を、毎月開催しています。
グループセッションは、Zoomで行われます。
毎月テーマを設け、在宅秘書が普段どのように働いているのか、受講者によりイメージしていただけるような情報をご提供しています。
また在宅秘書として働く上で「こんな時、他の秘書さんたちはどうしているのかな？」と疑問に感じたことなど、参加者どうしで情報共有を行う場にもなっています。
先日のグループセッションは、新年1回目ということで、フリートークの交流会を実施。秘書さんがお昼休みに参加できるよう、ランチタイムに行われました。
各自、パソコンの前に昼食を用意し、食べながら自由に話していただきました！
今回話題にあがったのは、「上司や同僚とのコミュニケーション方法」。
勤務歴の浅い秘書さんは
「忙しそうな上司や先輩を相手に、チャットで頻繁に質問をしてもよいものか気が引ける・・・。
また質問をしても、なかなか返事が返ってこない」
とのこと。
在宅で仕事を始めたばかりの秘書さんが、必ず一度は経験する悩みです。
このような時、質問を送った相手は、おそらく
「メッセージを読んでいない」のではなく
「メッセージは読んだけれど、返信するまでに至らない」
つまり、相手にとっては返信をする優先度が低く考えられているということが考えられます。
そのため、質問をする時には
「これが分からないことにより、●●の業務が進められず困っている」
「■日までに返事が欲しい」
など、返信をしないことにより会社の業務が止まってしまうというデメリットや、具体的な返信期限を伝えた方がいいといったアドバイスがあがりました。
また、「お歳暮や年賀状など、社長に対する季節のご挨拶はどうしていますか？」という、年末年始ならではの話題も。
「お中元」「お歳暮」のように形式ばった贈り物はしないものの、プライベートで旅行へ行ったときに購入した、ちょっとしたお土産を郵送したり、クリスマスカードや年賀状を贈るなど、一般的な「会社の同僚」としてのやり取りは、秘書さんの厚意で行われているようでした。
このあたりは、「絶対にやるべき」「絶対に不要」というものではなく、社長や上司との関係性に応じ、秘書さんの判断で行われればよいかと思います。
もっとも、カードやお土産などを贈ったことにより、社長や上司と業務以外の会話が生まれ、結果的に、業務においてもコミュニケーションの質が上がったと感じている秘書さんもいたようです。
結局のところ、最後は「人と人との関わりよう」です。
普段は、離れた環境、会話のない状況で仕事をしていても、相手に対する感謝が絶えず伝わっていれば、それだけで信頼関係が築かれ、コミュニケーションも円滑に進むようになるのではないかと思います。
