在宅で行う事務の業務内容とは?オフィスワークとの違いとポイント

在宅秘書になるために

この数年で、Wi-Fiなど、自宅でも快適なインターネット環境を整備できるようになってきました。
それに伴い、インターネットを介して利用できる、便利なクラウドのサービスも急激に増えています。

加えて、現在のコロナ禍。
これをきっかけに、本格的に在宅の仕事へシフトしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

しかし、在宅の仕事といっても、パソコンを使って仕事をすることはわかるけれど、特別な資格を持っているわけでもなく、パソコンが特別得意というほどでもない。
ただ、勤めていた会社で一般的な事務を担当していただけ・・・。

いわゆるフリーランスのように、パソコンを駆使して一人で働いたことのない自分に、何ができるだろうか?
と、不安に感じていませんか?

そんな方にこそ、「在宅で事務をする」という選択肢をおすすめします!

在宅で行う事務の内容

当社には、たくさんの事務経験者が、在宅秘書として働くことを希望され、お仕事探しを行っています。
その多くは、「在宅で仕事をしたことがない」という方です。
しかし、在宅であっても、事務業務は、会社で行うものとそれほど変わりません。

では、具体的にどんなお仕事をするのでしょうか?
当社の在宅秘書さんが実際に行っている、在宅の事務の業務内容を、一部ご紹介します。

  • 請求書など各種書類の作成
    ExcelやWordを使用し、雛形をもとに作成します。もしくは、初めて作成する書類の場合、雛形から作成することもあります。
    ExcelやWordの代わりに、Googleスプレッドシートなどのオンラインツールを用いて作成するケースも多いです。
  • 資料作成
    Excel、Word、PowerPointを使用し、顧客リストやマニュアル、プレゼンテーション資料などを作成します。
    こちらも、Office製品の代わりに、他者との共有が簡単に行えるGoogle系のツールを使用することもあります。
  • 銀行口座の入出金チェック
    インターネットバンキングを利用し、会社名義の口座の入出金の確認や振込などを行います。
  • 顧客(問い合わせ)対応
    会社の代表アドレス宛に届く取引先からのメールをチェックし、関係者へ伝達をしたり、上司に代わって返信を行います。
    時には、顧客全体に対してメールを一括配信するといった業務もあります。
  • スケジュール管理
    オンラインカレンダーを使用して上司のスケジュールを把握し、取引先との会議やイベントなどの日程調整を行います。
    オンライン会議の場合は、Zoomの予約設定や、ミーティングURLの告知なども担います。
  • 出張手配
    上司の交通手段や宿泊先のリサーチ、予約、セミナーやイベントの会場手配などを行います。

事務経験のある方であれば、イメージできる内容ばかりではないでしょうか?
オフィスで行う業務と、それほど変わらないのではないかと思います。

違いを挙げるとすれば

  • 業務場所が自宅
  • 業務で使用するツール

という点になりますが

  • 基本的な業務の流れ
  • 関係者と連携しながら進める

という点では、オフィスでも在宅でも同じです。
また、不明点を上司や同僚に連絡し、指示を受けて進めていくやり方も、まったく変わりません。

ということは、異なる点について対応していけば、「在宅でも事務ができそう!」と思いませんか?

会社勤務時の事務との違いとポイント

在宅の事務の特徴であり、会社で行う事務と大きく異なる、前述した2つのポイント。
これらには、どのように対応すればよいでしょうか。

向き合い方をまとめてみました。

業務場所が自宅

当然ながら、会社のように仕事環境を整えてくれる担当者はいません。
そのため、パソコンをはじめとした仕事道具は、自分で揃える必要があります。

また、隣の席の同僚もいないので、わからないことは自己解決しなければなりません。
すぐに誰かを頼るのではなく、まずは自ら調べる習慣をつけることも必要になるでしょう。

そして、仕事の内容以前に、自分でしっかり時間管理ができるかという点が重要になります。

在宅秘書の場合、業務時間は事前にある程度決めた上で、上司の了承を得る方法を採っています。(予定していた業務時間の都合が悪くなった場合は、上司へ相談し、別の日時へ振り替えるなどの対応を行います)
そうすることにより、双方の間で「この時間はパソコンの前にいる」という共通認識ができるため、質問や相談があった際に、すぐにコミュニケーションを取ることができ、業務がスムーズに進むのです。

自分の行動は相手には見えません。だからこそ、「仕事をするべき時に、しっかり仕事をする」姿勢を明確に示すことが、信頼を得るためには大変重要です。

業務で使用するツール

まず、事務に欠かせないOffice系製品(Excel、Word、PowerPoint)は、自分で用意します。

Office系製品はバージョンアップを繰り返しており、離職期間が長い場合、会社員時代に使っていたものとはバージョンが違う可能性があります。
バージョンが異なると操作性も変わるので、問題なく使えるか、ひと通り確認しておいた方がよいでしょう。

また、在宅の仕事でOffice系製品と同程度、もしくはそれ以上に高い頻度で使われるのが、ExcelやWordに似たGoogle系ツール(Googleスプレッドシート、Googleドキュメント)です。

Google系ツールは、インターネット上のアプリケーションなので、パソコンへインストールする必要がなく、バージョン違いの心配も不要です。
Googleアカウントがあり、インターネットにつながっていれば誰でも使用できる上、離れた相手とのファイル共有が簡単なため、多くの企業で利用されています。

これらのツールが未経験であれば、少しでも触ってみて、どんな感じのものかを知っておくと安心です。

上司や同僚への報告や連絡には、Chatwork、Slackなどのチャットツール、またはメールを使います。
打合せはオンライン形式なので、Zoomなどを使用するケースが多いです。

これらのツールは、在宅勤務制度を導入する企業では、もはや当たり前になりつつありますので、ぜひ使ってみることをおすすめします。

「私は、在宅ワークは未経験だけれど、事務の経験者!」
という方は、「ツールにさえ慣れれば、仕事自体は経験してきたことと同じ」と考えると、チャレンジしやすくなることと思います。

ぜひ、在宅事務に挑戦してみてください!