在宅で事務をしていると、上司やクライアントから「●●をやっておいてもらえますか？」と突発的な業務を頼まれることがあります。
あなたのITスキルが試される場面です。
今回は、クライアントや上司から頼まれがちなリクエストや、その対処法、知っておくべきスキルをご紹介します。
あなたはすぐに対応できますか？
【リクエスト1】「このファイルをGoogleドライブにアップロードして、共有リンクを送ってください！」
対処法
- Googleドライブにログイン
- ファイルのアップロード
- 共有設定
- リンクのコピー
GoogleドライブやOneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージサービスを使いこなせることが必須です。
【リクエスト2】「次回のミーティングはZoomでお願いします。リンクを貼ってください！」
対処法
- ミーティング設定
- URL発行と告知
オンラインミーティングの参加は基本スキルですが、会議ツール（Zoom、Google Meetなど）の機能を使いこなせるかどうかも重要です。
画面共有、録画機能などの基本操作にも慣れておきましょう。
ミーティングの前に設定を確認し、スムーズに操作できるように準備しておくと安心です。
【リクエスト3】「このデータをExcelで整理して、グラフにしてくれますか？」
対処法
- 表の作成（数式や関数の埋め込み）
- 分析対象の検討
- グラフ作成
ExcelやGoogleスプレッドシートは基本的な事務作業に欠かせないツールです。
ただ表を作成するだけではなく、数式やフィルタリング、グラフ作成などの操作も日頃から使いこなせるようにしましょう。
【リクエスト4】「今月のスケジュールをGoogleカレンダーで共有してください！」
対処法
- Googleカレンダーにログイン
- カレンダーにスケジュールを登録
- 相手のGoogleアカウントを確認
- カレンダーの共有設定
スケジュールの共有は、リモートワークでは日常的に行われます。
GoogleカレンダーやOutlookなどによる予定の共有や変更通知ができると、仕事の調整がスムーズに進みます。
【リクエスト5】「このドキュメントをPDF形式でエクスポートしてください！」
対処法
- 印刷範囲を確認
- 「エクスポート」を選択
WordやExcelなどのファイルを、別のファイル形式に変換して保存することをエクスポートと呼びます。
様々なファイル形式でエクスポートする方法を知っておくことは、事務作業の効率化に役立ちます。
【リクエスト6】「この文書を、オンラインで共同編集できるようにしてもらえますか？」
対処法
- 共有対象を確認
- 共有設定（特定の個人または不特定多数）
- 編集権限を付与
Web会議などの場で、GoogleドキュメントやMicrosoft Wordのオンライン版を使い、複数の人で同時に文書を編集することがあります。
共有の仕組みや、編集権限の設定方法をしっかりと理解しておくことが重要です。
いかがでしょうか？
在宅の事務で求められるITスキルは、基本的なものから高度なものまで様々です。
上司や契約先からの質問やリクエストに自信を持って対応できるように、日々の学習と実践を積み重ねていきましょう。
今回挙げた6つのスキルは、どれも基本的なものです。
これらのスキルを身につけることで、あなたの仕事がよりスムーズに、そして効率的になります。
仕事で使う場面がない場合は、少しでも普段の生活に組み込むことで、スキルの習得につながっていきます。
お子さんのPTA、自治会、趣味の集まりなどで、今回ご紹介した内容を試していけるといいですね。
継続的に知識をアップデートし、信頼されるスタッフを目指しましょう！
