在宅での仕事は、「誰かに見られているから頑張る」という環境ではありません。だからこそ、自分自身で仕事の進め方をコントロールすることがとても大切です。
そこで今回は、企業で事務サポートをしている在宅秘書の皆さんに、「仕事をする上で、自分で決めているルールはありますか？」というアンケートを実施しました。
「特にルールはありません」という回答もいくつかありましたが、多くの方は、自分なりのルールや習慣を持ちながら仕事をしていることが分かりました。
特に多かった回答
1.まずはタスク整理。優先順位を決めてから仕事を始める
今回最も多かったのが
- その日のタスクを書き出す
- 優先順位を決める
- 締め切りを確認する
- 何時までに何を終わらせるか決める
といった、「仕事を始める前の準備」に関する回答でした。
中には
「手書きのメモにして机の上に置いておく」
という方もいれば、
「Googleカレンダーに入力する」
「ルーティン業務はシートで見える化する」
というように、自分に合った管理方法を取り入れている方もいました。
やるべきことが頭の中だけにある状態では、途中で別の依頼が入ると抜け漏れが起きやすくなります。
最初に一度整理してから取り掛かるだけでも、安心して仕事を進められそうですね。
2.「まず確認する」がミスを防ぐ
次に多かったのが、「確認」を大切にしているという声です。
- 前日のチャットをさかのぼって確認する
- 担当案件の連絡をすべて確認してから始める
- 提出前には必ず見直しをする
- 分からないことは放置せず、すぐ質問する
リモートワークでは、自分の業務時間外に上司の方針が変わっていたり、自分が見ていない間にチャットへ重要な連絡が入っていたりすることも珍しくありません。
そのため、「まず確認する」というルールを決めている方がとても多く見られました。
また、「ミスをしたら原因を振り返り、次回から自分なりのルールを作る」という回答も印象的でした。
ルールは最初から完璧に作るものではなく、経験を積み重ねながら少しずつ育てていくものなのかもしれません。
3.納期は「期限まで」ではなく「前倒し」
「納期より前に終わらせる」という回答も数多く寄せられました。
特に子育て中の秘書さんからは、
「子どもの体調不良など急な予定変更があっても対応できるように、前倒しで進める」
という声もありました。
在宅ワークは時間の自由度が高い反面、急な予定変更も起こりやすい働き方です。
だからこそ、「締め切り当日に終わればいい」ではなく、「余裕を持って終わらせる」を自分のルールにしている方が多いのでしょう。
精神的にも余裕が生まれ、結果として仕事の品質も高まりやすくなります。
4.見えないからこそ、報告・連絡を大切にする
在宅秘書ならではの回答として目立ったのが、報告や進捗共有についてです。
- 報告はこまめに行う
- 担当者へ個別に進捗を共有する
- 上司が不安にならないタイミングで状況を伝える
オフィスで隣に座っていれば、「今こんな作業をしています」と自然に伝わることもあります。
しかし、リモートではその様子が見えません。
相手に不安を感じさせず、「見えないけれど安心して任せられる」と思っていただくための工夫として、報告をルール化している方が多くいました。
5.相手を思いやるコミュニケーション
前述の報告・連絡とも関連しますが、「伝え方」をルールにしている方もいました。
例えば
- 感謝の気持ちを伝える
- 相手が返信しやすい聞き方をする
- 気持ちよくやり取りできる言葉を選ぶ
といった内容です。
在宅ワークでは文字だけのやり取りが中心になるため、ほんの少しの伝え方の違いで受け取り方が変わることがあります。
そのため、「伝える内容」だけではなく、「どう伝えるか」を意識している方が多いことも印象的でした。
ルールがあると、仕事は驚くほど進めやすくなる
今回の回答を見て感じたのは、「特別なルール」はほとんどないということです。
- タスクを整理する
- 確認してから始める
- 前倒しで進める
- 報告する
- 見直す
どれも当たり前と思える内容ばかりです。
しかし、その「当たり前」を毎回きちんと実践するためには、「自分のルール」として習慣化しておくことが大切であることが分かります。
やるべきことが増えて忙しくなると、ついつい
「今日くらいは確認しなくても大丈夫だろう」
「後でまとめてやろう」
などと考えがちです。
そんな時でも、ルーティンとして決めておけば迷いが減り、結果として抜け漏れやミスの防止につながります。
これは技術的なスキルだけでは得られない、日々の信頼の積み重ねがあってこその実績ではないでしょうか。
ルールに縛られすぎないことも大切
一方で、自分で決めたルールは絶対に守らなければならないものではありません。
例えば、「必ずこの順番で仕事を始める」と決めていても、朝一番で緊急対応が入れば、そちらを優先すべきでしょう。
また、「自分はこう進めるのが正しい」と思い込みすぎると、チーム全体の進め方と合わなくなってしまうこともあります。
ルールは仕事を進めやすくするための道具であり、目的ではありません。
状況に応じて柔軟に変えたり、一時的にルールから外れたりする判断ができることも、在宅で長く活躍するためには欠かせない力といえると思います。
こんなルールを実践しているスタッフもいます
今回のアンケートの回答にはありませんでしたが、実際に当社では、スタッフがこんなルールも意識しながら仕事をしています。
- 返信が遅くなる日や時間帯は、あらかじめGoogleカレンダーに予定を登録してメンバーへ共有したり、Chatworkのアカウント名を一時的に変更しておく（例：「●●●●（氏名）@9/1～9/3レスポンス遅め」etc…）
- 月の初めに、その月の仕事とプライベートの予定を洗い出し、業務量の波を把握しておく
- メールやチャットは確認するタイミングを決めて、通知に振り回されすぎないようにする（特に休日）
- メールやチャットの返信、提出期限のある書類の作成など、相手を待たせる業務を優先して進める
どれも特別なことではありませんが、小さなルールを積み重ねることで、仕事のしやすさは大きく変わります。
現在すでに在宅ワークを行っている方は、上記の中で「これなら自分も取り入れられそう」と思うものがあれば、ぜひ試してみてみていただきたいと思います。
毎日の小さな積み重ねが、安心して仕事を任せてもらえる在宅スタッフへの一歩につながるはずです。
まとめ
いかがでしょうか？
今回アンケートに寄せられた回答を見て、あらためて感じたことがあります。
それは、在宅秘書さんたちが実践しているルールは、決して「誰もが当たり前にできること」ではないということです。
なぜなら、実際に当社へ在宅秘書を依頼してくださる企業様からは、過去に当社以外の経緯で在宅ワーカーに仕事を頼んでみたものの
「連絡がなかなか返ってこない」
「締め切りが守られない」
「途中で連絡が途絶えてしまう」
といったトラブルで困ったという相談を耳にすることもあるからです。
だからこそ、今回ご紹介した
- 優先順位を整理する
- 前倒しで仕事を進める
- 分からないことは確認する
- こまめに進捗を共有する
- 相手を思いやってコミュニケーションを取る
といった秘書さんたちの姿勢は、企業様にとって、とても大きな安心感につながっています。
ひとつひとつは、派手なことではないかもしれません。
しかし、その「見えないところでの積み重ね」こそが、「この人なら安心して任せられる」という信頼関係の元となっていることが分かりました。
このように、自分なりのルールを大切にしながら、状況に応じて柔軟に工夫し、信頼されるチームを作っていけるところが、在宅秘書として働く楽しさでもあると思います。
